Stampanti aziendali: 5 cose da sapere prima di scegliere
Le stampanti in azienda sembrano “banali” finché non diventano un collo di bottiglia: code, fermi, sprechi di toner, driver che non funzionano, documenti riservati lasciati sul vassoio. Se vogliamo scegliere bene, dobbiamo ragionare meno “a listino” e più su costi, flussi e affidabilità.
1) Il costo non è la stampante: è il costo per pagina (TCO)
Il prezzo di acquisto dice poco. Quello che incide davvero è il costo totale di possesso: consumabili, manutenzione, ricambi, tempi di fermo e gestione.
Se stampiamo molto, una macchina “economica” può costare di più nel tempo. Se stampiamo poco, una macchina sovradimensionata è un investimento immobilizzato.
Cosa verifichiamo subito: costo/pagina stimato (nero e colore) e resa reale dei consumabili in base ai nostri documenti tipici.
2) Volumi e profilo di stampa: non contano solo i “fogli al mese”
Molti scelgono guardando solo i volumi mensili. In realtà conta anche come stampiamo:
- picchi (fine mese, fatturazione, reportistica)
- mix bianco/nero vs colore
- percentuale di fronte/retro
- scanner e invio (mail, cartelle, gestionale)
Un ufficio amministrativo ha esigenze diverse da un commerciale o da un reparto tecnico. La stampante giusta è quella che regge il carico nel momento critico, non solo “in media”.
3) Rete e compatibilità: la stampante deve integrarsi, non complicare
Una stampante aziendale è un elemento di rete: deve funzionare con PC, utenti, permessi e (spesso) VPN/sedi remote. I problemi più comuni arrivano da:
- driver non coerenti tra postazioni
- configurazioni Wi-Fi instabili
- indirizzi IP che cambiano
- code di stampa gestite male
Noi puntiamo a una configurazione “pulita”: IP stabile, driver standardizzati e, se serve, un print server o una gestione centralizzata.
4) Sicurezza e privacy: la stampa è un punto debole sottovalutato
La stampante vede documenti sensibili (contratti, HR, contabilità). Due rischi tipici:
- documenti riservati lasciati in uscita
- accessi non controllati alla stampante o al pannello
La soluzione più efficace, quando serve, è la stampa protetta (rilascio con PIN/badge) e una corretta gestione di utenti e firmware. In molte aziende questo da solo riduce errori, fughe di dati e “stampe fantasma”.
5) Manutenzione e continuità: la differenza la fa il “dopo”
Quando la stampante si ferma, si ferma il flusso. Per questo dobbiamo valutare prima:
- tempi di intervento e assistenza
- disponibilità consumabili/ricambi
- sostituzione o muletto in caso di guasto
- monitoraggio livelli toner e usura (se possibile)
La scelta migliore è quella che minimizza i fermi e rende prevedibili i costi: meno sorprese, più operatività.
Dipende da volumi e tipologia documenti: per volumi alti e testo, spesso il laser è più prevedibile; per alcuni profili colore, l’inkjet professionale può essere competitivo. La scelta va fatta su costo/pagina e carico reale.
Se scansioniamo e inviamo documenti con regolarità, sì: una multifunzione ben configurata evita passaggi manuali e perdita di tempo.
Fronte/retro di default, stampa protetta dove serve e regole chiare su colore e formati.
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